Teams: chatt, kanal eller möte – vad ska du använda när?

En av de vanligaste frågorna jag får är: När ska vi använda chatt, kanal eller möte i Teams?

När det inte finns ett gemensamt tänk blir Teams snabbt rörigt. Beslut hamnar i privata chattar, information försvinner och kollegor missar sådant de borde ha sett.

Ett enkelt sätt att tänka är så här:

Chatt är för dialog mellan individer.

Privata samtal mellan dig och en kollega – eller några få personer – som inte berör resten. Snabba frågor, avstämningar och dialog som inte behöver sparas för fler.

Exempel:Jag vill skriva privat till en kollega i mitt team. Det berör ingen annan. Då använder jag chatt.

Team och kanaler är för gruppens gemensamma arbete.

Har ni en avdelning eller en enhet? Då ska ni ha ett team. Teamet är platsen där allt som rör gruppen ska samlas.Kanalerna blir då era samarbetsytor – uppdelade efter ämnen och ansvar.

Exempel:Jag behöver skriva till en kollega i gruppen, men informationen kan vara relevant även för andra. Då skriver jag i rätt kanal i teamet. Jag riktar mig till en person, men gör det synligt för hela gruppen.

Grundtanken är enkel: Allt som berör teamet ska också gå att hitta i teamet.

Detta gäller även möten. Har ni möten inom gruppen ska de hållas som kanalmöten. Då kopplas mötet till teamet och både chatt, filer och anteckningar hamnar på rätt plats.Är mötet utanför gruppen skapar ni ett vanligt Teams‑möte.

När detta arbetssätt sitter minskar bruset, fler hittar information och Teams blir ett verktyg som stödjer arbetet – istället för att störa.