Så kopplar du ihop Outlook, uppgifter och kalender (enkelt system)

Kommer du tillbaka efter semester till en inkorg full av mejl? Känns det som att du direkt måste börja släcka bränder?

Du är inte ensam.

Det vanligaste beteendet är att kasta sig in i inkorgen och börja beta av. Problemet är att inkorgen då används som både att‑göra‑lista, minne och arkiv – samtidigt. Resultatet blir en backlogg som följer med och stressar, vecka efter vecka.

På Miiwa pratar vi ofta om att inkorgen inte är en arbetsyta.Den är en inkorg – inte en plan. Ett mer hållbart sätt är att ta kontroll istället för att reagera. Inför – eller direkt efter – semester: avsätt tid i kalendern. Det kan vara en halvdag eller en heldag beroende på behov. Den tiden används till att:

• gå igenom det som kommit in

• omvandla mejl med innehåll till uppgifter

• prioritera och planera in arbete i kalendern

När du gör detta händer något viktigt: du flyttar arbetet från huvudet till systemet. Uppgifter visar vad som ska göras.Kalendern visar när det ska göras.

Två gånger om året är det extra värdefullt att ta tag i de lösa trådarna. Inte för att jobba mer – utan för att kunna vara ledig på riktigt. När arbetet är prioriterat och planerat har du redan tagit kontroll, även om jobbet ligger framför dig.

Det är då Outlook slutar stressa – och istället börjar stötta.

Vill du få ett arbetssätt i Outlook som håller över tid? Hör av dig så bokar vi ett första samtal.