Varför Microsoft 365 ofta blir rörigt – trots utbildning

Många organisationer satsar på utbildning i Microsoft 365. Man går kurser, lär sig funktioner och introducerar nya verktyg. Ändå är det ofta samma sak som händer efteråt: Teams blir rörigt, dokument hamnar överallt och arbetsdagen känns fortfarande spretig.

Problemet är sällan brist på kunskap. Problemet är brist på struktur.

Att kompetensutveckla utan att först skapa en gemensam struktur är som att orientera utan karta och kompass. Du kan vara hur duktig som helst på att läsa kartan – men utan ett gemensamt sätt att navigera vet du varken var du är eller vart du är på väg.

I många organisationer börjar man i fel ände. Man fokuserar på hur verktygen fungerar, men inte på hur de ska användas tillsammans.Var ska information sparas?När använder vi Teams – och när gör vi det inte?Vad är ett mejl, och vad är egentligen en uppgift?

När de frågorna saknar svar skapar varje medarbetare sitt eget system. Då får vi snabbt flera parallella arbetssätt, osäkerhet kring var saker hör hemma och en känsla av att ingen riktigt har koll.

Microsoft 365 fungerar först när organisationen har bestämt hur det ska användas. Struktur behöver komma före utbildning – inte efter. Då blir utbildning ett sätt att träna ett gemensamt arbetssätt, inte bara lära funktioner.

Vill du få ordning i Microsoft 365 på riktigt? Hör av dig så tittar vi på ert nuläge och nästa steg.